Digitaler Minimalismus – Das papierlose Büro und Heim
18.12.2017, 02.01.2020 - Sebastian Pech - ~3 Minuten
Im Lauf der Zeit sammelt sich ein riesiger Berg Papier im Haushalt an. Darunter fallen Ausdrucke von Rechnungen, Verträgen, Skizzen und Notizen. Neben dem unschönen Effekt von übervollen Ordnern und Schränken sorgt diese Menge auch für eine fehlende Übersicht und lange Zeit für die Suche nach den richtigen Dokumenten. Das papierlose Büro oder auch das papierlose Heim kann hier Abhilfe schaffen. Dabei ist das papierlose Büro doch überhaupt nichts neues, nur hat es sich bisher nicht durchgesetzt. Doch die Digitalisierung ändert einiges und ermöglicht damit den Papier Minimalismus.
Klappt doch nicht?!
Das papierlose Büro wird seit Jahren versprochen und doch sammeln sich die Papierstapel weiter an. Es gibt aber mittlerweile einige Änderungen die sich diesem möglichen Ideal annähern. In den Zeiten von eCommerce und Smartphones gibt es durchaus schnelle und einfache Methoden alles zu digitalisieren. Die einzelnen Bereiche werden hier betrachtet und auch Möglichkeiten zur sinnvollen Datenablage.
Digitalisieren der Inhalte
Hier sind die wichtigsten Varianten und Quellen von Dokumenten beschrieben und wie sich diese erfassen lassen.
E-Mail und PDF
Immer mehr Einkäufe erfolgen über das Internet und die Onlinehändler haben sich bereits in vielen Bereichen von der Papiervariante der Rechnung verabschiedet. Händler wie beispielsweise Amazon verschicken ihre Pakete ohne eine beiliegende Rechnung. Diese kann nach dem Versand direkt über den Kundenbereich heruntergeladen werden. Bei anderen Plattformen kommt die Rechnung oft bereits per E-Mail. Somit lassen sich diese Rechnungen direkt digital archivieren.
Smartphone
Im Supermarkt nehmen viele Menschen den Kassenbon mit um einen Überblick über die Ausgaben zu behalten. Oft landet der Zettel dann im Portemonnaie und verblasst über die Zeit. Deutlich leichter ist hier die Nutzung einer der unzähligen Scanner Apps aus den Android und Apple App Stores. In allen Modernen Smartphone sind die Kameras ausreichend aufgelöst um klare Fotos von den Belegen aufzunehmen. Ebenfalls können normale Rechnungen auf Papier so erfasst werden. Die Bilder lassen sich dann später sichten und archivieren.
Scanner
Für eine große Menge von Dokumenten oder für das Erfassen von Texten in digitaler Form eignen sich Dokumentenscanner. Einfache Versionen ermöglichen das Einschieben der Dokumente und am Ende erfolgt die Ausgabe als Bild oder PDF. Die größeren Versionen umfassen neben dem automatischen Einzug von vielen Seiten auch den Duplex Scan, also die automatische Erfassung beider Seiten. Außerdem können diese Geräte mittels Texterkennung (OCR) durchsuchbare PDF Dateien erzeugen. Das ist besonders praktisch falls über große Datenbestände spezielle Inhalte auffindbar sein sollen.
Dokumentenablage
Die richtige Struktur der Dokumentenablage endet schnell in einer eigenen Wissenschaft. Sollen alle eigenen Rechnungen in einen eigenen Ordner? Jeder Händler? Was ist mit Verträgen? Mein Tipp ist hier mit einer einfachen Struktur starten. Aufteilen in Rechnungen (alles was zu einem gekauften Produkt gehört und irgendwann irrelevant wird) und sonstige Dokumente. In jedem der Ordner gibt es dann die Dokumente mit einer sinnvollen Namenskonvention. Das ist idealerweise etwas wie JAHR\MONAT\TAG_NAME.xyz oder JAHR\MONAT\TAG\NAME\HINWEIS.xyz. Eine Rechnung von Amazon wäre dann also etwas wie 2017\12\12\Amazon\Weinachtseinkauf.pdf oder ähnliches. Oft fallen weniger Dokumente an als man glaubt. Andernfalls können je nach Bedarf weitere Unterordner erstellt werden.
Niemals sollten die Daten jedoch nur auf einem Gerät liegen! Eine Strategie zur Datensicherung ist unabdingbar!
Jetzt dürfte dem papierlosen Büro und Heim kein Hindernis mehr im Weg stehen! Frohes Erfassen!
Bild: pixabay.com